Приказ о праве подписи первичных документов (образец)
Главный бухгалтер и руководитель организации каждый день в своей работе сталкиваются с тем, что им необходимо подписывать большое количество различных документов: договора поставки, первичную документацию, трудовые договора или другие финансовые документы. Но что делать, если сотрудник заболел, ушел в отпуск или находится в длительной командировке? Образец приказа о праве подписи первичных документов с примером заполнения в данной статье решит такую проблему.
Варианты передачи права подписи
В соответствии с законодательными актами Российской Федерации существует понятие первой и второй подписи. Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации, право второй подписи — финансовому директору или главному бухгалтеру фирмы. Ситуация усложняется, если первая и вторая подписи принадлежат одному и тому же человеку, когда руководитель возложил на себя обязанности бухгалтера, что часто происходит на маленьких предприятиях.
Причины, по которым руководитель может делегировать полномочия и издать приказ о праве подписи первичных документов:
- Нахождение ответственного лица организации в отпуске, на больничном, в длительной командировке;
- График работы организации не совпадает с графиком работы первых лиц фирмы, например, оптовый склад работает круглосуточно и без выходных, а у руководителя другой график работы;
- Документооборот организации имеет слишком большой объем входящих и исходящих документов, справиться с таким количеством одному человеку нереально.
Оформление документов без подписи первых лиц организации невозможно. В таких случаях или при других обстоятельствах издается приказ о праве подписи первичных документов с указанием полного перечня лиц, имеющих право ставить свою подпись за руководителя компании или главного бухгалтера.
Право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.
Передать право подписи финансовых или других документов можно только сотруднику организации, а, так как в организации может меняться штатная расстановка, целесообразно составлять приказ ежегодно.
Стоит отметить, что данный приказ не распространяется на банковские документы, например, чековую книжку, так как право подписи ограничено кругом лиц, указанным в банковской карточке образцов подписей организации, и не может передаваться другим лицам.
Составляем приказ
Приказ о праве подписи первичных документов (образец)
Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.
Обязательными пунктами приказа являются:
- ФИО сотрудников;
- Должность лица, которому доверяется подписывать документы;
- Срок предоставления права подписи;
- Лист с образцами подписей доверителей и доверенных лиц.
Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:
- Акт выполненных работ;
- Товарная накладная на отгрузку или приемку ТМЦ;
- Счет-фактура;
- Журнал кассира-операциониста, кассовые документы;
- Типовые договора поставки, заключаемые с покупателями;
- Доверенности на получение ТМЦ.
Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.
При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп "факсимиле". При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:
- счета-фактуры;
- платежные поручения;
- акты;
- выписки;
- справки;
- товарные накладные и т. д.
Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.
При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:
- при помощи доверенности на подписание первички;
- утверждением специального распоряжения.
Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.
Доверенность
Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.
Приказ
Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.
После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.
Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:
- персональные данные уполномоченного лица;
- наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
- в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.
Порядок передачи права подписи
Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.
В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:
- номер распоряжения;
- дата составления;
- наименование компании;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):
- должность;
- Ф.И.О.;
- список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
- виза руководителя;
- образец подписи уполномоченного лица.
С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4
ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ
В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.
В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
На чем издан документ
При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.
Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:
Руководитель
Федерального
медико-биологического
агентства Личная подпись В. В. Уйба
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают:
Руководитель Личная подпись В. В. Уйба
При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).
При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом:
И. о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба
Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.
"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.", допустимо указывать должность полностью :
Исполняющий обязанности
руководителя Личная подпись В. В. Уйба
Основание для права подписи
Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.
Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.
Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например:
Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина
Начальник
Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.
Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.
Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Руководитель Личная подпись В. В. Уйба
Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю. Зюлькова
Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.
Подписи группы лиц
Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010) протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом :
Председатель Личная подпись А. Д. Головин
Секретарь Личная подпись О. В. Килина
Члены Личная подпись А. В. Замуриев
Личная подпись П. Н. Рейзман
Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:
Документы передал: Документы принял:
И. О. Фамилия ___________ И. О. Фамилия
(подпись) (подпись)
Подпись составителя документа
Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:
в заголовочной части:
Руководителю ФМБА России
В. В. Уйба
от консультанта отдела кадров
В. П. Воронова
В подписи - только личная подпись сотрудника.
Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:
Начальник
мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин
Удостоверение подлинности подписи
Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор отдела кадров Личная подпись И. В. Соловьян
Подпись заместителя, исполняющего обязанности
Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И. о. заместителя министра Подпись И. О. Фамилия
Исполняющий обязанности
заместителя министра Подпись И. О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать фамилию от руки.
Факсимиле
Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".
В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.
В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле при подписании документов.
Электронная цифровая подпись
Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
К таким условиям можно отнести:
Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или) программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах, т. е. подписывать электронные документы.
Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).
Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования "иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах .
Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица, подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения, состав которых определяется программно-техническими средствами.
Примерный образец
Минздравсоцразвития России
(ФМБА России)
О назначении исполняющего обязанности руководителя
В связи с моим убытием в командировку
Приказываю:
1. Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.
2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц.
Руководитель В. В. Уйба
Примерный образец
Минздравсоцразвития России
Федеральное медико-биологическое агентство
(ФМБА России)
О распределении обязанностей между руководителями
В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,
Приказываю:
1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.
За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.
Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.
Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания.
2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.
3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.
Руководитель В. В. Уйба
Библиографический список
1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.
2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5.
А. Головин
Полковник запаса,
начальник
мобилизационного отдела
Федерального медико-
биологического агентства
Подписано в печать
- Кадровое делопроизводство
Ключевые слова:
1 -1
В зависимости от способа замещения временно отсутствующего руководителя подпись его дублера на документе будет разной (пишется замещаемая должность или «родная»). Мы объясняем, чем отличаются штатное заместительство, временный перевод и совмещение должностей, а также каким составом документов это оформляется (тогда вы сможете понять разницу и доказать всем заинтересованным лицам тот факт, что документ подписан уполномоченным дублером). Поясняем и особенности временного выполнения обязанностей уволенного руководителя.
Кроме того, вы разберетесь с приставками «и.о.», «вр.и.о.», «за» и косой чертой перед должностью, на каких документах можно поставить факсимиле. Поймете, как внести исправления в сведения о подписанте, если перепечатать проект документа перед подписанием невозможно (как грамотно зачеркивать и удостоверять это).
Такой простой реквизит
В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:
- сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
- ставит личный росчерк,
- затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.
Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование организации – см. Пример 2.
А если подписант временно отсутствует?
Вот что говорят методические документы относительно нашей темы – подписания документов в отсутствие должностного лица:
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.
Фрагмент документа
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:
- проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
- даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные. Ничего не говорится о том, что в этом случае делать с проектом, но очевидно, что его придется переделать: ни зачеркивания, ни пустой реквизит с надписью от руки не украсят документ;
- заметим, что запрет на проставление косой черты или дописывания предлога «За» относится не только к федеральным органам исполнительной власти, но и входит во многие отраслевые инструкции по делопроизводству, например, в высших учебных заведениях, в службе судебных приставов, в Федеральной миграционной службе и др.
Варианты оформления замещения руководителя
Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.
От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.
При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.
Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы приказ, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.
На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.
С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.
Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.
При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».
Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:
- в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
- приказ:
- оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
- это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.
- доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.
При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при оформлении договоров).
Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так актуально, то «топам» лучше подстраховаться.
Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:
- выяснить точно, какой способ замещения выбран;
- раздобыть копию приказа;
- если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.
Тогда вы сможете:
- понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
- правильно оформить его подпись на документе;
- подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.
Так как же оформить подпись?..
Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.
Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:
Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности руководителя – это временное совмещение.
Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего):
В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.
Если замещение было осуществлено путем временного перевода, то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим образом:
При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными». В подписи указывается его обычная должность:
Обратите внимание: в Примерах 1–9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.
Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.
...и гриф утверждения?
Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают только действительно неотложные проекты документов.
Можно ли использовать факсимиле?
Казалось бы, элементарный выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе помощника и доступен круглосуточно. Почему бы им не воспользоваться?
Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да – факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые последствия, нужно помнить о ст. 160 ГК РФ:
Фрагмент документа
Пункт 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» Гражданского кодекса РФ
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
«Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение – в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см. Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа.
В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или уполномоченного должностного лица).
Если подписант указывается в тексте документа
Будьте внимательны – есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность). Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.
Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта):
Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать аналогичные договоры.
Когда нет возможности перепечатать проект документа
Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и вписывать рядом новые?
Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).
Фрагмент документа
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.
Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа – см. «!» в Примере 13, в данном случае приложение копии доверенности к договору обязательно):
Если должность руководителя вакантна
Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?
Мнение
Наталья Комова , эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.
Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.
Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.
Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова – «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.
Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 Разъяснений 1965 года указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям. Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.
Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об обратном переводе его на прежнюю должность.
Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.
Кожанова Евгения - специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
Подписание документов неуполномоченными лицами (Штукмастер И.)
Дата размещения статьи: 18.03.2015
Не секрет, что если будет установлен факт подписания первичного документа неуполномоченным лицом контрагента, то налоговики не признают в качестве документально подтвержденных расходы по такому документу, а также откажут в применении вычета по НДС. О том, на что обратить внимание бухгалтеру при проверке подписей на первичных учетных документах контрагентов, читайте в статье.
Общие правила
Закон о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ) требует, чтобы каждый факт хозяйственной жизни был оформлен первичным учетным документом. В качестве обязательного реквизита такого документа п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ называет подпись должностных лиц, совершивших сделку, либо должностных лиц, ответственных за оформление свершившегося события. Подпись должна сопровождаться указанием на фамилию и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Такие же требования к первичным документам содержатся в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности).
Кроме того, ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Однако именно бухгалтер на основании таких первичных документов ведет учет и отражает сведения в налоговых декларациях. Соответственно, если будет установлено, что первичный документ от контрагента подписан неуполномоченным лицом, то налоговый орган не признает в качестве документально подтвержденных расходы по такому первичному документу, а также откажет в применении вычета НДС (по ненадлежаще подписанному счету-фактуре). Это негативно скажется на имущественных интересах организации, может повлечь как налоговую ответственность компании (гл. 16 НК РФ), так и административную ответственность для должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП РФ).
На что обратить внимание
Что же делать бухгалтеру, чтобы обезопасить себя от принятия к учету документов, подписанных неуполномоченными лицами?
Уполномочен или нет
Для начала вам стоит убедиться, что расшифровка подписи на первичных документах контрагента как минимум соответствует данным о лицах, уполномоченных подписывать такие документы. То есть необходимо произвести идентификацию лица, уполномоченного на подписание документов.
К сведению. Напомним, что без доверенности от имени компании может выступать и совершать сделки (подписывать документы) только единоличный исполнительный орган общества - директор, генеральный директор (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и др.).
Чаще всего первичные документы (акты приемки-передачи результатов выполненных работ, оказанных услуг, накладные) подписывает руководитель (генеральный директор/директор). Следовательно, необходимо убедиться, что данные о руководителе организации-контрагента на первичном документе соответствуют информации о руководителе, указанной в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).
К сведению. Электронную выписку из ЕГРЮЛ можно получить в режиме реального времени на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе "Электронные сервисы".
Если информация о руководителе в ЕГРЮЛ и в первичном документе не совпадает, то у контрагента следует запросить подтверждение действительности сведений в первичном документе, в том числе приказ о вступлении в должность, решение общего собрания об избрании руководителя и т.д.
Счета-фактуры
В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Невыполнение требований к счету-фактуре, в том числе в части подписи, является основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Поэтому при принятии счетов-фактур от контрагента бухгалтер вправе потребовать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на подписывающее счета-фактуры лицо либо иной распорядительный документ.
Доверенность и приказ
Если подписанты первичных документов действуют на основании доверенности, то необходимо запросить копию такой доверенности и проверить ее на соответствие требованиям ст. ст. 185 - 188.1 Гражданского кодекса РФ, а также удостовериться в передаче по ней полномочий на подписание первичных документов.
К сведению. В Письме Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 была отражена позиция, согласно которой заместитель директора, исполняющий обязанности директора на время нахождения последнего в командировке, не может действовать от имени организации только на основании приказа, необходимо также оформить доверенность. Вопрос, заданный Минфину России, касался представительства в налоговых правоотношениях (представлять декларации, пояснения и т.п.).
Действительно, НК РФ (п. 3 ст. 29 НК РФ) не предусматривает иного порядка оформления полномочий представителя, кроме доверенности. Однако применительно к подписанию первичных документов, а также счетов-фактур таких требований нет. Более того, та же ст. 169 НК РФ указывает, что подписант счета-фактуры может быть уполномочен на то приказом или доверенностью.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Следовательно, подтверждением полномочий на подписание документов может быть:
- распорядительный документ по организации (приказ, распоряжение, внутреннее положение о праве подписи на документах);
- либо доверенность от имени организации.
Положение об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов в подтверждение исполнения договора (например, товарных накладных, актов), можно закрепить в договоре или приложении к нему. Здесь же можно закрепить и подписи этих лиц.
Мнение. М. Смольнинова, главный редактор издательства "Бизнес-Арсенал"
Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда - выдавать доверенность?
НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, на что указывает законодатель, - это альтернативность документов: достаточно одного из них.
На практике на этот счет существует несколько точек зрения. Приведем основные из них.
1. Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказами, иными распорядительными документами), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
2. Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность. При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности - подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. В период замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации.
Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:
- избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и контрагентами, поскольку не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
- наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.
Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление права, но не делегирование напрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) и/или должностную инструкцию работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, то соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договора возмездного оказания услуг и т.п.).
Может возникнуть ситуация, когда контрагент возразит, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед внешними лицами требуется доверенность. Но налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
- в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое делегирование оформлять доверенностью;
- при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и/или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
1) приказом (иным распорядительным документом) по организации;
2) а также целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и/или должностные инструкции этих лиц;
- если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур на постоянной основе работнику собственной организации, то целесообразно оформить:
1) приказ (иной распорядительный документ) по организации;
2) доверенность от имени организации;
3) а также отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Причем для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.
Итак, с полномочиями лица, совершившего сделку, мы разобрались.
Идентификация лица
Далее следует удостовериться в наличии подписи на документе именно того лица, которое указано в расшифровке. Данный шаг необходим, поскольку в последнее время практически ни одна проверка со стороны налоговых органов не проходит без выявления контрагентов, не выполняющих свои налоговые обязательства.
Обратите внимание: даже в том случае, когда руководители поставщиков не отказываются от участия в деятельности организаций и признают, что являлись их руководителями, налоговые органы инициируют почерковедческие экспертизы документов, подтверждающие, что подписи на документах не принадлежат лицам, являющимся руководителями, и на этом основании отказывают в признании расходов.
Налоговики ссылаются на ст. 252 НК РФ и Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 "Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды". Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Не могут являться основанием для получения налоговой выгоды документы, сведения в которых неполны, недостоверны и (или) противоречивы. Поскольку подпись на первичном документе выполнена неуполномоченным лицом (неизвестными лицами), данный документ содержит недостоверные сведения, следовательно, не может подтверждать расходы (вычет по НДС).
Образцы подписей
Как же бухгалтеру убедиться в действительности подписи? Неужели каждый раз проводить экспертизу?
Несмотря на то что ни один законодательный акт не требует проверки подписи контрагента на соответствие ее действительности, в настоящее время для подтверждения проявления должной осмотрительности организации все чаще требуют от контрагентов образцы подписей лиц, ответственных за подписание первичных документов и счетов-фактур. Это может быть копия паспорта с подписью или копия банковских карточек с образцами подписи и печати либо доверенность, в которой удостоверена подпись лица, уполномоченного подписывать документы. В противном случае, если организация не запросит таких документов, ее ожидают неблагоприятные последствия.
Поддельная подпись
Однако запрос образца подписи не всегда может обезопасить компанию. Даже если подписи на документах визуально совпадают, в дальнейшем может выясниться, что подписи подделаны (как правило, это обнаруживается по результатам экспертизы).
Но в таком случае, если компания имеет запрошенные ею у контрагента и полученные документы, в которых виден образец подписи уполномоченного лица контрагента, и такая подпись визуально совпадает с подписями на первичных документах и счетах-фактурах, шансы выиграть спор в суде существенно возрастают. Ведь компания проявила должную осмотрительность и сделала все возможное, исходя из обычаев делового оборота, чтобы удостовериться в подписании документов уполномоченным лицом.
Упрощенная подпись
На практике, если лицу (директору) приходится подписывать много документов, в целях экономии времени на них ставится лишь росчерк или иная упрощенная подпись, отличная от подписи в паспорте или банковской карточке. В таком случае, скорее всего, у налоговых органов возникнут претензии, так как в первую очередь они сравнивают подписи визуально (например, с подписью на протоколах допросов представителей контрагентов).
Поскольку законодательные требования к личной подписи на документах отсутствуют, такая подпись необязательно должна совпадать с подписью в официальных документах (например, паспорте). Основное назначение подписи - подтвердить, что документ одобрен ответственным лицом, уполномоченным подписывать документы. Соответственно, руководитель контрагента (иное уполномоченное лицо) вправе расписываться иначе, чем указано в паспорте, но в таком случае нелишне будет запросить образец подобной упрощенной подписи.
К сведению. Имейте в виду: Минфин России приравнивает электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, к бумажным документам с собственноручной подписью ответственного лица. Но только в том случае, если между компаниями заключено соглашение об электронном документообороте, которое содержит соответствующее условие (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Письма Минфина России от 17.01.2014 N ПА-4-6/489, от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@). В противном случае (в отсутствие соглашения) первичные документы безопаснее подписывать квалифицированной ЭЦП.
Вместо заключения
К сожалению, на практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные документы, тем более в условиях крупной организации (с большим количеством контрагентов), не всегда возможно. Для этого необходимо было бы создать еще один отдел в дополнение к бухгалтерии. Отметим, однако, что негативные последствия подписания документов неуполномоченным лицом для налогоплательщика возникают в том случае, если совокупность доказательств ставит под сомнение реальность операций с таким контрагентом (контрагент-"однодневка", руководитель контрагента отказывается от подписи, экспертиза показала, что подпись подделана, компания не платит налогов, мигрирует из инспекции в инспекцию и т.д.). Соответственно, если компания сможет собрать пул доказательств о реальности операций и проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента, то у нее есть шанс снять претензии налогового органа (в вышестоящем налоговом органе или суде).
Итак, какие документы должны быть как минимум запрошены и получены от контрагента в подтверждение подписания документов уполномоченными лицами для избежания спорных ситуаций? Это:
1) выписка из ЕГРЮЛ. Такую выписку можно сделать самостоятельно с сайта, обязательно распечатав и поместив в досье контрагента;
2) приказ (иной распорядительный документ) об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов и счетов-фактур. Лучше всего, когда к такому приказу (иному распорядительному документу) имеется приложение с образцами подписей уполномоченных лиц. Документы, подтверждающие право подписи документов от контрагентов, должны быть ими надлежащим образом заверены;
3) либо доверенность от имени организации на подписание документов. Желательно также с образцом подписи уполномоченного лица;
4) копии паспорта, банковской карточки с образцами подписи и печати, иного образца подписи уполномоченных на подписание документов лиц.
Обращаем внимание, что данный перечень документов необходим только для подтверждения полномочий лиц на подписание документов и их подписи, для подтверждения проявления должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента этих документов будет недостаточно.
Судебная практика. Как отмечают судьи, для подтверждения должной осмотрительности компании следует поинтересоваться в том числе о деловой репутации контрагента, а также наличии у него необходимых ресурсов для исполнения сделки (Постановления ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, от 08.06.2010 N 17684/09) и т.д.
Если контрагент надежный, компания в нем уверена, приведенный список можно сократить. Если у организации есть основания полагать, что в дальнейшем контрагент может отказаться от подписания документов, то, напротив, приведенный список будет являться обязательным. Более того, в таком случае можно требовать подтверждение полномочий/отсутствие изменений в течение срока действия договора. Например, при длительном договоре (аренды, поставки) ежемесячно проверять данные о руководителе, требовать подтверждение работы уполномоченных на подписание сотрудников в организации до соответствующего времени и т.д.
Если информация в первичных документах указана неразборчиво или фамилии и инициалы лиц, подписавших документы, не совпадают со списком лиц, ответственных за их подписание, либо присутствуют другие факторы, позволяющие усомниться в подписании документов уполномоченными лицами, бухгалтер не должен отражать факты хозяйственной деятельности на основании таких документов до разрешения сомнений в полномочиях лиц. Отказывая в принятии подобных документов, бухгалтер соблюдает требования Закона N 402-ФЗ, в том числе о невозможности регистрации мнимых и притворных объектов в бухгалтерском учете (ч. 2 ст. 10) и принятии к учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9).