Снимать z отчет. Как работать на кассе

Что такое Z-отчет? Какие сведения в нем отражаются? Когда он должен формироваться? Что делать в случае его утраты? Ответы на эти вопросы мы дадим в этой статье.

Что такое Z-отчет и когда он формируется?

Согласно перечню основных буквенно-символьных обозначений, которые печатаются на чековых и контрольных лентах (письмо ГМЭК от 31.08.1994 № НИ-7-185), буквой «Z» обозначается «отчет с гашением».

Этот документ формируется по окончании рабочей смены (дня) на кассовом аппарате и отражает информацию о полученной за смену выручке. В нем указываются сумма пробитых по кассе денежных средств, сумма возвратов денежных средств покупателям, а также наименование компании или предпринимателя, который использует кассовый аппарат. Полный перечень сведений, отражаемых в таких отчетах, приводится в технической и эксплуатационной документации к кассовому аппарату.

Сегодня в эпоху применения ККТ, передающей сведения о платежах налоговикам в режиме реального времени, онлайн-кассы формируют уже не Z-отчет, а отчет о закрытии смены. Он должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены и автоматически передан в налоговые органы (п.2 ст.4.3 Федеральный закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). То есть кассир перед тем как закончить свою смену и сдать кассу должен сформировать такой Z-отчет (отчет о закрытии смены). Причем его необходимо оформить в день окончания смены (дня). Перенос на следующий день не допускается и считается нарушением.

Алгоритм действий по закрытию смены на обычной ККТ следующий:

когда заканчивается смена, кассир или старший кассир в присутствии кассира распечатывает Z-отчет;
на основании этого отчета кассир формирует справку по форме КМ-6;
на основании отчета в журнал кассира-операциониста вносятся соответствующие данные;
кассир сдает выручку с кассового аппарата, Z-отчет и справку КМ-6 старшему кассиру;
выручка приходуется в кассе компании или предпринимателя по приходному кассовому ордеру;
Z-отчет и справки передаются в бухгалтерию.

Если же вы применяете онлайн-ККТ, то в работе вам . Соответственно, при закрытии смены кассир должен сформировать Z-отчет и сдать его вместе с наличными бухгалтеру.

Что делать в случае утраты Z-отчета?

Если вы применяете обычную ККТ и утратили Z-отчет, то вам нужно будет обратиться в компанию, обслуживающую ваш кассовый аппарат. Все данные, которые отражаются в Z-отчете, сохраняются в фискальной памяти кассового аппарата. Однако доступ к ним возможен только при помощи специалистов обслуживающей компании. С их помощью можно будет сформировать фискальный отчет и отразить его данные в журнале кассира-операциониста.

При применении ККТ набор первичной документации, подтверждающей проведенные по кассе платежные операции, обязательно содержит Z-отчет. В нем отражена информация о продолжительности смены кассира, суммах расчетов наличностью и с применением банковских карт. Документ представляет собой контрольную ленту, которая может быть сформирована в электронном и бумажном виде.

Нововведения, связанные с внедрением онлайн-касс

При заполнении кассиром-операционистом журнала и справок-отчетов по формам КМ-4 и КМ-6 соответственно за основу берут z-отчет.

Шаблоны этих документов приведены в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 г. под № 132. Причём данный нормативный акт не относится к группе обязательных для применения субъектами хозяйствования, использующими ККТ. Обоснование:

отсутствие взаимоувязки с положениями Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, который регламентирует вопросы работы с кассовой техникой;
письмо, изданное Минфином 25.01.2017 и зарегистрированное под № 03-01-15/3482;
еще разъяснения Минфина № 03-01-15/54413, датированные 16.09.2016 г.

Кроме того, с июля 2017 года утратило актуальность правительственное Постановление от 23.07.2007 г. № 470. Этот правовой акт предусматривал обязательство по использованию бумажных контрольных лент. Но с указанной даты большая часть субъектов предпринимательства должна была перейти на онлайн-кассы.

Закон № 54-ФЗ в п. 2 ст. 4.3 содержит требование по обязательному формированию по итогам рабочей смены с применением ККТ отчета о проведенных операциях. Всю систематизированную информацию автоматически перенаправляют в ФНС. Этот документ заменяет z-отчет. В нем приводят сведения о суммах проведенных расчетных операций с учетом данных первичных и коррекционных кассовых чеков. А при необходимости отчет можно распечатывать.

Отличия зед-отчетов старого образца от бланков, формируемых онлайн-кассами таковы:

при эксплуатации онлайн-кассы обнуление данных при закрытии смены не происходит;
в фискальную память не заносят данные по итоговым суммам продаж;
присутствует автоматическая передача данных о проведенных расчетах в ФНС;
получение подтверждения от налоговой о получении ею отчета (если этого не произойдет, система отправляет отчеты повторно).

Порядок формирования зед-отчета

Буквенным кодом «z» обозначают отчетные документы с гашением. Бланк составляют в конце работы ККТ каждый день. В нем фиксируют информацию об объеме полученной выручки за смену с выделением размера возвратов. Список отображаемых сведений приводится в технической документации на кассовый аппарат.

Назначение зед-отчета:

обнуление накопленной за смену информации о платежных операциях;
выведение итогов по вырученным средствам на протяжении рабочего дня;
систематизация данных для их фиксации в памяти кассового аппарата;
отображение в учете всех случаев возврата денег покупателям, применения скидок и аннуляции чеков;
подтверждение данных, внесенных кассиром в учетные документы.

Кассир при окончании его смены перед уходом с рабочего места должен сформировать z-отчет. Составление этого документа с задержкой задним числом недопустимо. Длительность смены не может быть более 1 суток. Отсчет времени работы кассира по отчету ведется с момента фиксации первой платежной операции.

В протоколе ГМЭК от 23.06.1995 г. есть требование об обязательном ежедневном закрытии смен кассирами. Если по истечении 24 часов после проведения первого платежа этого не сделать, работа ККТ блокируется.

Алгоритм действий кассира-операциониста таков.

Операции с ККМ –это основной набор функций для работы с фискальным регистратором. Вызываются операции с рабочего стола по кнопке

Принципы работы

Под операциями с ККМ мы понимаем следующие операции:

1. Снятие Z-отчета. Z-отчет (отчет с гашением) – это итоговый отчет по текущему кассовому дню. Снятием Z-отчета завершается текущий кассовый день, и начинаете новый.

2. Пробитие нулевого чека для проверки работоспособности ККМ.

3. Проверка времени на ККМ и в системе и при необходимости синхронизация времени.

4. Снятие Х-отчета. Х-отчет (отчет без гашения) – это аналог Z-отчета (отчета с гашением), который отличается от него только тем, что не закрывает кассовый день. Используется обычно в течение смены, чтобы узнать промежуточные итоги по кассовому дню, и изъять выручку.

5. Внесение в кассу наличных денежных средств. Например, разменных денег.

6. Изъятие из кассы наличных денежных средств. Например, выручки.

Любую из операций с ККМ можно выполнить как из задачи "Официант ", так и из задачи "Администратор зала ".

Диалог операций с ККМ

Закладка основные команды с кассой "Основные " - это набор наиболее часто используемых операций. Мы предполагаем, что кассир или бармен, который пользуется кассой и выполняет роль кассира ознакомился с руководством пользования кассовым аппаратом, прошёл соответствующее обучение, и мы не вдаемся в подробности, что такое, например, Z-отчет и каков порядок, и регламент его снятия. Сервисный инженер по кассам и представители налоговой службы могут дать исчерпывающую информацию.

Основными командами можно пользоваться в течение дня между сменами.

Печать нулевого чека

"Напечатать нулевой чек " - пробить пустой чек, при этом откроется денежный ящик.

Снятие X-отчета

"Снять X-отчет " - снять отчет с гашением.

Снятие Z-отчета

"Снять Z-отчет " - снять отчет с гашением.

Сверка по чекам

Отчет "Сверка по чекам " описан ниже в разделе "Отчеты"

Внесение денег в кассу

"Внести деньги " - внести разменные деньги в кассу.

Изъять деньги

"Изъять деньги " - изъять деньги из кассы.

Служебные

Закладка "Служебные " содержит две команды служебного характера.

Список активных ККМ

Поскольку касс в системе может быть несколько, то в списке выбираем нужный аппарат и выполняем команду для выбранного устройства.

"Установить время " - синхронизация времени компьютера и фискального регистратора. При пробитии нулевого чека тоже происходит проверка на время, но этой командой можно синхронизировать принудительно.

"Закрыть чек " - решение аварийных ситуаций, закрытие чека. В результате обрыва связи, сбоя электричества или еще по каким-то причинам в памяти фискального регистратора может остаться последний не закрытый чек. Эта команда принудительно закрывает чек и возвращает фискальный регистратор к нормальной работе. В состоянии открытого чека никакие операции с регистратором не могут быть осуществлены. Если даже закрытие чека не привело к положительным результатам, то стоит обратиться к сервис-инженеру по кассам.

Ошибки ККМ

В этом разделе мы приводим описания ошибок ККМ с методами их устранения.

Сообщение об ошибке/описание ситуации	Диагноз	Ваши действия
"Драйвер ККМ не установлен!"	В системе не установлен драйвер ККМ	Необходимо вызвать сервис инженера по ККМ
Вместо кассового чека на ККМ печатается заказ	В системе неправильно настроена ККМ	Вызвать специалиста по настройке СБиС++
"Команда не поддерживается в данном режиме" "Ошибка при попытке регистрации продажи"	1. Не снят Z-отчет 2. При предыдущей операции не выполнилось закрытие чека.	1. Снимите Z-отчет, вероятно смена уже более 24 часа открыта 2. Закройте чек.
"Внимание!!! Вставьте новую чековую ленту!" "Внимание!!! Вставьте новую контрольную ленту!"	В ККМ закончилась чековая или контрольная лента. На ККМ горит красный индикатор	1. Вставьте новую ленту. 2. Если лента вставлена правильно, красный индикатор перестанет мигать. 3. Нажмите < Enter> или щелкните "мышкой" или пальцем, если сенсорный экран на кнопке < OK>
"Величина скидки превышает 100%!"	Примененная в заказе скидка превышает 100%. Фискальный регистратор не может выполнить такую операцию	Удалите все скидки в заказе и "примените" их снова. Если такая скидка появляется при считывании дисконтной карты клиента, сообщите вашему администратору.
При попытке пробить чек ничего не происходит	1. Вы пытаетесь пробить нулевую сумму. 2. ККМ выключен. 3. ККМ не настроен	1. Проверьте. Сумма пробиваемых наименований отлична от нуля. 2. Включите ккм и повторите операцию. 3. Вызвать или сервис инженера по ККМ или сопровождающего СБиС++.
При попытке пробить чек или счет сообщение "Нет связи с ККМ"	1. Вероятно, ККМ выключен 2. ККМ включен, но отсоединен интерфейсный кабель 3. Сбой ККМ	1. Включите ККМ, повторите операцию 2. Проверить подключение интерфейсного кабеля ККМ 3. Вызвать инженера по ККМ
На чеке печатается неправильное время пробития	На ККМ неправильное время (сбой, перевод времени)	Дождитесь окончания кассового дня и снятия Z-отчета, убедитесь, что системное время (на компьютере) правильное и пробейте нулевой чек (система автоматически синхронизирует время)
"Временной ресурс ЭКЛЗ исчерпан"	Закончился срок использования ЭКЛЗ	Обратитесь к сервисному инженеру по ККМ, чтобы заменили ЭКЛЗ. Отслеживайте заблаговременно срок завершения действия ЭКЛЗ.

Нередко на практике возникает ситуация, когда z — отчет снимается на следующий день, например, по техническим причинам или вследствие ошибки продавца. В этом случае необходимо до открытия новой кассовой смены сформировать z — отчет за предыдущий день; в журнале кассира-операциониста сделать две записи, датированные одним числом; в кассовой книге отразить два отдельных приходных ордера. Помимо этого, следует взять с кассира письменные пояснения относительно причин возникновения данной ситуации.

Снятие отчета на следующий день может быть расценено проверяющими органами, как нарушение правил работы с кассовой техникой. Несмотря на то, что непосредственно за это наказание не предусмотрено, данный факт может быть квалифицирован как несвоевременное оприходование денежных средств, что, в свою очередь несет серьезные налоговые риски. Согласно п. 6.1. Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином от 30.08.1993 № 104 и п. 5.2 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Центробанком от 12.10.2011 N 373-П, на основании снятого z — отчета составляется справка-отчет КМ-6 и сдается вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру в кассу. В рассматриваемом случае определение выручки происходит не в день её фактического получения, а за это уже предусмотрена административная ответственность в соответствии с п.

1 ст. 15.1 КоАП.

Однако следует учесть, что режимом работы организации может быть предусмотрено окончание смены после 23:59:59, то есть на следующий календарный день . Этот момент законодательно урегулирован: п. 3.8 Технических требований к фискальной памяти электронных ККМ, (Решение ГМЭК от 23.06.1995, протокол N 5/21-95) предусмотрено, что кассовая смена должна быть ограничена календарными сутками либо не должна превышать 24 часов . В данном случае доход необходимо определять и отражать в кассовой книге по итогам закрытия кассовой смены. То есть отражение выручки в учете на следующий день не будет признано нарушением кассовой дисциплины. В Постановлении ФАС УО от 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3 судьи пришли к аналогичному выводу: если журнал, z-отчет и приходный ордер составляются на конец рабочей смены, которая не совпадает с началом календарных суток, выручка правомерно была сформирована в день окончания смены. Если при расчетах использованы пластиковые карты, доход отражается на основании п. 1 ст. 346.17 Налогового Кодекса, а именно в момент поступления денег на расчетный счет (Письмо Минфина от 03.04.2009 N 03-11-06/2/58).

Несмотря на то, что с началом использования касс нового образца отпадет как таковая необходимость ведения журнала кассира-операциониста и снятия z – отчетов, тем не менее, обязанность своевременного оприходования наличной выручки сохранится. Также вопрос останется актуальным для тех налогоплательщиков, у которых предусмотрена поочередная работа нескольких кассиров на одном кассовом аппарате.

Раз или два в сутки кассиры сдают Z-отчет. Что это за форма отчетности, чем отличается от других? Каковы особенности и сложности, возникающие при подготовке таких отчетов? Об этой сейчас и пойдет речь.

Зачем нужен Z-отчет по кассе?

Снятие Z-отчета происходит в конце каждой рабочей смены кассира.

Эта операция необходима:

для контроля за работой кассиров;
для оперативной оценки выручки;
для сдачи вырученных средств инкассаторам;
для отчета перед налоговой инспекцией.

Существует еще и Х-отчет, который выполняется по мере необходимости, но не обнуляет суммы. А после снятия Z-отчета происходит обнуление всего, что было пробито на данной кассе за рабочий день кассира.

Наличность после данной операции инкассируется. В журнал кассира-операциониста заносятся полученные данные: номер документа и дата его оформления; накопления на начало и конец рабочего дня; выручка за смену; а также данные о возвратах денежных средств и безналичных платежах.

Кроме этого, кассир должен заполнить справку аналогичного содержания и передать ее бухгалтеру, который на ее основании заполняет кассовую книгу.

Z-отчеты по кассе бывают нескольких видов:

основной — снимается в конце смены, гася все регистры;
отчет по отделам (выполняется по мере нужды, не обязательно каждый день;
Z-отчет по отдельным кассирам;
по группам товаров (если такая возможность изначально запрограммирована в кассовом аппарате).

Как это делается

Как снять Z-отчет?

Для начала, не спутать его с Х-отчетом. Второй важный момент: алгоритм выполнения этой операции разный, в зависимости от используемого кассового аппарата. Никаких данных вносить вручную не придется, они все фиксируются в течение дня контрольно-кассовой машиной, требуется лишь выполнить последовательность действий, чтобы аппарат сам посчитал нужные данные, и вывести их на печать.

Поскольку после этого, тоже автоматически, происходит обнуление кассы. То такой отчет иногда называют «отчетом с гашением». Многие кассы также настроены на блокирование функционирования после истечения срока 24 часов. Если вовремя отчет данного формата не сделан, аппарат блокируется. Это требование зафиксировано в законодательстве и подзаконных актах, регулирующих сферу торговли и услуг, использующих ККМ.

Зная, как сделать Z-отчет, кассир помогает себе и бухгалтерии грамотно выполнить и ряд других задач по стандартному документообороту. На основе этого отчета оформляется журнал операциониста, справка кассира, ведутся операции по оприходованию средств и т. д. То есть, это основной, базовый документ для последующих форм отчетности.

Возможные проблемы

Как уже говорилось, если подобный отчет не выполнен вовремя, возможна блокировка кассы, а значит, создание проблем для работы всего торгового учреждения или иной организации, где применяются кассы.

К тому же, если вы забыли снять Z-отчет, это выяснится при налоговой проверке, и у компании (ИП) будут проблемы с инспекцией, штрафы и иные санкции. Или даже до проверки. Например, в такой ситуации: с чеком вашей организации какой-то клиент может пойти в ту же инспекцию, чтобы отчитаться за свои расходы. И если в чеке у него стоит одна дата, а в вашем отчете обозначен следующий день, это нарушение сразу будет замечено.

Помните о таком нюансе: повторно выполнить Z-отчет по кассе можно будет не ранее, чем будет пробит некий чек на любую сумму, или хотя бы нулевой, тестовый. После чего аппарат будет перепрограммирован на снятие кассы, даже в случае нулевой выручки.

В случае утраты зет отчета по техническим или иным причинам, придется делать его аналог с помощью распечатки из ЭКЛЗ ККМ отчета «Итоги смены». В этом случае необходимо еще и написать подробную объяснительную с указанием причин и обстоятельств происшедшего, а также реквизитов утраченного документа.

Сложности могут возникнуть не только у сотрудников, но и у клиентов. Так, возврат денег из кассы по требованию потребителя возможен лишь до снятия Z-отчета. То есть в той смене, когда осуществлялась покупка или услуга. В противном случае, с опозданием, клиенту придется получать возврат через центральную кассу, с использованием кассового расходного ордера и после написания соответствующего заявления.

Образец Z-отчета

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Работа с техникой ККМ при совершении наличных расчетов требует от кассира точности ведения операций. В процессе осуществления приема средств и выдачи документов могут потребоваться текущие данные. Одной из важных функций контрольно-кассовой техники является возможность получить сведения о расчетах с начала кассовой смены без гашения. О проведенных операциях в течение смены можно узнать из Х-отчета. В статье мы рассмотрим как снять Х отчет по кассе, куда он подшивается и чем отличается от Z-отчета.

Частота сбора данных на кассе

При снятии Х-отчета не производится гашение данных смены и обнуление текущей выручки. Формировать Х-отчет можно неограниченное число раз. Количество раз выборки не отражается в других отчетах или фискальной памяти контрольно-кассовой техники. Показатели не вносятся в журнал кассира-операциониста.Данные в Х-отчете отражаются от проведения предыдущего гашения (формирования Z-отчета), с начала кассовой смены до времени снятия.

Снятие Х-отчета не закрывает кассовую смену в отличие от Z-отчета, гасящего текущую выручку.На документе Х-отчете будет указано: «суточный отчет без гашения».

Х-отчет используется для внутреннего контроля движения выручки. На основании полученных данных пользователи могут выравнивать показатели, проверять поступление выручки и проводить текущий анализ продаж.

Сравнение особенностей Х-отчета и Z-отчета

Х-отчет имеет значимые отличия от Z-отчета по назначению, документальному отражению и последствиям формирования.

Х-отчет	Z-отчет
Применяется как документ внутреннего контроля	Используется внутренними и внешними пользователями
Данные не переносятся в книги учета или иные регистры	Показатели отчета служат основанием для заполнения журнала ККМ
Документ не используется для предъявления органам контроля	Инспекторы ИФНС имеют право запросить данные Z-отчетов для контроля кассы или проверки работы с ККМ
Снятие производится неограниченное число раз	Снятие за один и тот же период осуществляется однократно, повторно отчет не создается
При формировании отчета гашение не производится	При формировании отчета производится гашение выручки с записью данных в фискальную память

Данные Х-отчета позволяют предотвратить штрафы, налагаемые при нарушении кассовой дисциплины. Рассмотрим один из возможных случаев проведения контроля на основании показателей Х-отчета.

Предприятие ООО «Карамель» приняло решение использовать для расчетов с покупателями через ККМ разменную монету. После открытия смены сумма была внесена кассиром в денежный ящик без проводки в нарушение инструкции. В течение рабочего дня администратор общества «Карамель» проверила состояние расчетов путем снятия Х-отчета. В документе не была отражена операция «внесение» по приходу разменного фонда. Администратор предложила кассиру исправить ситуацию, предотвратив возможный штраф в случае проверки Инспекции ФНС.

Какие данные содержит полный Х-отчет?

Сведения Х-отчетов преимущественно используются для сверки полученной выручки с документами, проведенными по кассе. Наиболее распространенным вариантом является полный отчет с общими сгруппированными данными.

Отчет формируют для контроля действий, производимых кассиром, и содержит данные:

Количестваопераций, осуществленных в течение периода.
Сумм наличности, полученныхот покупателей.
Средств, внесенных в качестве разменной монеты.
Чеков, оплаченных безналичным расчетом с использованием карт.
Сумм, выданных в виде возврата (если данная модель ККМ имеет указанную функцию в отчете).
Величины остатка денежных средств в кассе.
Наличия отложенных чеков.
Выделенных налогов и предоставленных скидках.

Кассиры часто используют Х-отчет для проверки даты, времени, реквизитов предприятия в начале смены.По соответствию норме полученных в отчете данных часто судят об исправности технике. Однократный сбой в показанияхпериода не является признаком поломки и может быть вызван скачком в сети. При регулярно повторяющихся сбоях в дате и времени необходимо обратиться в сервисную службу. Причина поломки зависит от типа техники.

Виды Х-отчетов

Кроме суточных отчетов с укрупненными данными при работе ККМ имеется возможность сформировать и распечатать отчет по более узким показателям. Формирование Х-отчетов по показателям необходимо для проведения текущего анализа,осуществления внутреннего контроля над движением товара или активностью спроса по отделам. Аналитические данные текущего кассового для используются в торговых организациях со значительными оборотами.

Вид Х-отчета с разбивкой по параметрам	Характеристика формирования данных
Отчет по чекам или наличности	Отчет формируется по чекам, пробитым за смену с указанием сумм документов, или находящейся в денежном ящике наличности
Отчет по кассирам	Данные группируются по каждому кассиру в размере полученной выручки, числа покупателей
Данные по отделам	Отчет аналогичен группировке по кассирам. Данные формируются по отделу, суммам и количеству продаж
Отчет активности продаж	Информация формируется по часам с указанием активности продаж в разрезе количества чеков, полученных сумм, процента активности
Данные по товарам	Сведения группируются по товарам, проданных в течение кассовой смены с момента ее открытия. Данные используются для контроля товарных остатков

Рассмотрим случай необходимости снятия Х-отчета при проведении возврата. В торговое предприятие «Новинка» обратился покупатель с целью возврата товара с признаками скрытого брака, приобретенного в тот же день. Чек покупки утерян, но товар был признан продавцом как проданный в данной торговой точке. Для подтверждения факта продажи администратор компании «Новинка» снял Х-отчет. Претензия покупателя была одобрена администратором, на основании которой кассиром произведен возврат с оформлением акта № КМ-3.

Случаи необходимости снятия кассиром Х-отчета

В процессе работы с техникой ККМ контролирующая функция отчета используется кассиром для действий:

Контроля закрытия смены Z-отчетом предыдущим кассиром.
Проверки данных кассы о дате или времени в начале открытия смены.
Контроля проведения чека по кассе при сбое в электросети в момент печати чека.
Подтверждения записи суммы при получении чека с надписью «документ недействителен»
Предоставления данных руководителю или старшему кассиру по их обоснованных запросам.

После закрытия кассовой смены Х-отчет распечатать невозможно. Документ позволяет получить только текущие данные операций.Показатели предыдущих кассовых смен можно получить из блока ЭКЛЗ.

Лица, имеющие допуск к снятию отчетности по ККМ

Формирование текущих Х-отчетов производится работником, отвечающим за ведение операций открытой кассовой смены или другим уполномоченным на действие лицом. Отчет имеют право распечатывать лица:

Кассиры, трудоустроенные на должность и имеющие договор о материальной ответственности (условие необязательное и устанавливается по усмотрению работодателя).Другие работники предприятия даже на время перерывав работе кассира не имеют права обслуживать ККМ. Кассир должен иметь разрешение на печать Х-отчетов.
Администраторы, старшие кассиры, имеющие пароль доступа к режиму формирования отчета без гашения выручки.Право предоставляется руководителем.
Специалисты сервисного центра ЦТО при наладке или устранении поломок. Доступ к технике производится по заявке руководителя или ответственного лица.
Инспекторы налоговых органов при проверке соответствия наличности и документов кассы ККМ при согласии руководителя и через лиц, имеющих доступ.

Порядок и периодичность снятия отчета устанавливается приказом. При отсутствии приказа и ограничений кассир имеет право проверять состояние наличности в кассе без разрешения руководства.

Ограничения доступа к снятию Х-отчетов

Ряд предприятий ограничивает возможности кассиров получения данных текущего состояния кассы. При запрете допуска к ККМ устанавливается пароль, не совпадающий с паролем кассира для ведения работы и личной идентификации.

Ограниченный доступ объясняется особенностью внутреннего распорядка и устанавливается для устранения ситуаций:

Предотвращения хищений наличности.
Оприходования излишков денежных средств.
Погашения недостач при их выявлении в текущем обороте.

При отсутствии возможности у кассира бесконтрольного снятия Х-отчета предотвращаются ситуации обсчета покупателей и хищений излишков наличности из денежного ящика.

Минусом ограниченного доступа к текущим данным является отсутствие возможности у кассира корректировать состояние выручки, проверяемой органами контроля. При проверке ИФНС в составе планового контроля или мероприятия по графику отдела ККМ может возникнуть ситуация выявления излишков в денежном ящике кассы, что повлечет наложение штрафа.

Проблемы при формировании или печати Х-отчета

Кассовая техника может выходить из строя до истечения окончания срока эксплуатации. Причиной поломки может быть неграмотное обслуживание техники или выход из строя деталей, от которых зависит работоспособность оборудования. В ряде случаев выявить поломку позволяет снятие Х-отчета.

Неисправность, отраженная в Х-отчете	Причина поломки техники	Действие для устранения неисправности
При печати Х-отчета на кассовой ленте не отражаются данные	Неправильно заправлена кассовая лента	Потребуется правильно вставить ленту
При печати Х-отчета на кассовой ленте не отражаются данные	Использован несоответствующий ККМ тип ленты	Нужно заменить ленту на тип, подходящий для модели кассового аппарата
На ленте с Х-отчетом часть текста отсутствует (возникает белая полоса)	Имеется вероятность выхода из строя печатающей головки или возможность засорения вала	Требуется вызвать мастера из ЦТО для проведения диагностики
Сбивается дата и время на Х-отчете при включении кассового аппарата	Выход из строя платы, кварцевого резонатора или нарушениепитания микросхемы часов	Потребуется обращение в службу ЦТО для починки и устранения неисправности
В отчете плохо пропечатываются цифры и буквы с одновременным улучшением качества печати при длительной работе аккумулятора	Возможен выход из строя термопечатающей головки	Необходимо заменить деталь в сервисном центре обслуживания,для точного определения неисправности требуется проведение диагностики

Форма не является первичным документом учета и не подлежит хранению для ведения бухучета или налогообложения. Предприятие может сохранять Х-отчеты, распечатанные после открытия кассового дня. Подшивка производится одновременно с Z-отчетами, снятыми при закрытии смены.

Ответы на актуальные вопросы по X-отчету

Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы