Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…

Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.

Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.

Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат - будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:

Уважаемый директор компании ____!

Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?

С уважением, ____ .

Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.

Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае - вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.

№1. Персональное обращение

Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.

Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».

Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.

Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.

Можно: «Уважаемые дамы и господа! ». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя! ».

Можно: «Дорогие дети! ». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки! ».

Думаем, основную мысль вы уловили.

№2. Почему ИМЕННО он?

Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.

• Вы являетесь специалистом в области ____.
• Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
• Только Ваш отдел работает без ____ .

Попробуйте расположить к себе адресата - аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):

• Вы в свое время блестяще завершили ____.
• Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
• Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____ .

Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».

№3. И снова выгоды

Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».

Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.

Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.

Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…

Амбиции . Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…

Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…

№4. Ваши успехи

Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).

Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения - лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.

Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое - это другое дело.

• Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам …
• В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____ .

№5. Конкретная просьба

Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.

В чем это должно выражаться?

Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать - что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.

Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.

• До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
• Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
• Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки .

№6. Громкие имена

Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.

Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?! »).

• В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
• В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.

№7. Важные итоги

Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).

• От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
• На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов .
• Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____ .

№8. Контакты

«И так понятно! », - скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.

Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот - отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.

Ремарка

Поэтому…

Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.

Это первое правило результата.

Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Сергей Владимирович 18/02/2016 в 19:05

Просим Вас, объективно разобраться и провести служебную проверку по данному факту и привлечь данных сотрудников ГИБДД к ответственности по закону, и проверить как на самом деле начальник ГИБДД Фролов А.Е., проводит по существу служебные проверки за подобные и похожие нарушения сотрудниками ДПС по г. Пятигорску, а также являются ли выше изложенные протокола действительными. Нами были сделаны множество обращений в разные структуры подразделений МВД, но результата никакого нет так как жена начальника ГИБДД п/п-ка Фролова А.Е., работает федеральной судьей по г. Ессентукам Ставропольского края! Если возможно данный вопрос вынести на общий совет и телевиденье! Мы хотим, чтобы в г. Пятигорске ГИБДД работали по закону и без всякого «блата»! Надеемся на Вашу поддержку!!!

Сергей Владимирович 22/04/2016 в 18:24

Просим Вас, рассмотреть действие сотрудников ДПС ГИБДД по городу Пятигорску Ставропольского края. Итак, 26 апреля 2015 года примерно в 23часа 40 минут по проспекту Кирова напротив дома № 67 города Пятигорска я со своим знакомым наблюдали такой момент как патрульный автомобиль ГИБДД «Хендай Солярис, регистрационный знак У 40-03 26, остановили автомобиль «Ауди –А7, регистрационный знак М002АЕ-26 черного цвета », которая находилась в пленочном покрытии в круговую. С которой вышел нам не знакомый водитель и присел в их патрульный автомобиль, спустя около 5-7 минут вышел с патрульного автомобиля сел в свой автомобиль и уехал с большой скоростью. После этого прошло около 5-ти минут и с патрульного автомобиля вышел сотрудник ДПС в звании майора полиции и подошел к ближайшему мусорной корзине и выбросил туда бумаги в помятом виде и после чего уехал с данного место. Мы подошли после его отъезда к данной мусорной корзине и увидел там два бланка протоколов;
1) Протокол о запрещении эксплуатации наземного транспортного средства, номер 26 ШШ 004565;
2) Протокол о задержании транспортного средства, номер 26 ПЗ 004690; в которых написано не понятно, что да и вместе с копиями протоколами, и как они говорят сотрудники ДПС, бланки строгой отчетности, но по действиям данного сотрудника думаю, что нет и усматривается ими нарушения закона.
Подобные случаи происходили и раньше, сжигали копии протоколов, копии постановлений которые должны были получать водители нарушившие ПДД, и где имеются видео записи в качестве доказательство.
Также по подобным случаям мы обращались к начальнику ГИБДД подполковнику полиции по городу Пятигорску Фролову Александру Евгеньевичу но на,что он нам ответил «на словах», что проводятся служебные проверки и данные сотрудники обязательно будут наказаны, но все продолжается как и было раньше и всегда никаких изменений не произошло в области работы ДПС, да и начальник ГИБДД Фролов А.Е., в курсе всех нарушений закона совершаемыми сотрудниками ДПС, но меры им никаких не принимаются.
Также мы обратились с таким же вопросом к заместителю начальника ГИБДД по г. Пятигорску подполковнику полиции Хорогрову Владимиру Владимировичу но на,что он нам ответил: со своими проблемами разбирайтесь сами и выпроводил нас из здании ГИБДД по г. Пятигорску.
Выше изложенные протокола нами были направленны в генеральную прокуратуру Р.Ф. города Москвы для проверки и выявления нарушении в действиях сотрудника ДПС и являются ли подлинными данные протокола которые в итоги оказались в мусорной корзине.
Считаем,что это нарушения КоАП РФ, и закона о полиции и где присутствует коррупционное составляющее в действиях данных сотрудников ДПС, а также осуществления слабого контроля за работой ДПС начальником ГИБДД Фроловым А.Е., и заместителя начальника ГИБДД Хорогровым В.В.
Просим Вас, объективно разобраться и провести служебную проверку по данному факту и привлечь данных сотрудников ГИБДД к ответственности по закону, и проверить как на самом деле начальник ГИБДД Фролов А.Е., проводит по существу служебные проверки за подобные и похожие нарушения сотрудниками ДПС по г. Пятигорску, а также являются ли выше изложенные протокола действительными. Нами были сделаны множество обращений в разные структуры подразделений МВД, но результата никакого нет так как жена начальника ГИБДД п/п-ка Фролова А.Е., работает федеральной судьей по г. Ессентукам Ставропольского края! Если возможно данный вопрос вынести на общий совет и телевиденье! Мы хотим, чтобы в г. Пятигорске ГИБДД работали по закону и без всякого «блата»! Надеемся на Вашу поддержку!!!

Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?

Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:

«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:

«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»

Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».

Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.

Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.

Шаг 3. Обоснование просьбы

Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:

Заинтересуйте адресата

Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

« Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах ».

« Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей ».

Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».

Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

« А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

Или решить проблему:

«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

Опишите значимость просьбы

Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.

«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

Шаг 4. Изложение просьбы

Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».

Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:

«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей ».

В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».

О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.

Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».

В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.

Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

Но могут быть и другие варианты:

«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.

ПРИМЕР:

Было		Стало
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»	-	«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»

И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.

	-
	-	Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по .	-	-
	-

интернет

Привет, дамы! Как журналисту и блогеру, мне постоянно присылают ссылки и письма с фразами «Срочно! Прошу перепоста! Надо помочь! Опубликуйте немедленно!» и т.д. Конечно, не одному мне - всем вам тоже периодически приходят такие письма. Не знаю, как реагируете вы, но многие просто рассылают их дальше, не удосуживаясь даже дочитать до конца. Я дочитываю, пытаюсь разобраться и убедиться, что это действительно стоит публиковать. К сожалению, в огромном количестве случаев информация не точна, ее не хватает или она вообще устарела и помощь уже не требуется. Недавний пример переписки со знакомой:

Ольга: «Игорь, моя подруга Наташа попала в аварию в Тунисе. Ее мама пишет, что после аварии у нее украли все деньги, пластиковую карту и загранпаспорт. Она сейчас в коме в больнице. Очень нужен совет опытного российского нейрохирурга. Если есть возможность как-то это дело запостить, чтобы люди могли помочь, это было бы очень хорошо. Если у людей будет желание помочь материально, то есть счет в сбербанке».

Черский: «Нужен кто-то, кто это напишет подробно и со всеми контактами - ты или ее мама. И кто будет отвечать на все вопросы. Я могу сделать перепосты везде, но общаться должны вы. И там должны быть какие-то подтверждения, фотки или что угодно, чтобы люди поняли, что это не развод, и лучше смогли сообразить, чем помочь».

Знаете, что в итоге ответила Ольга?

«В общем, родственники Наташи мне отписали, что сегодня ждут спецборт, чтобы переправить ее в Москву. Уже связались с МЧС и посольством, помощь особо не нужна».

Понимаете? Да, случай печальный и наверняка вызвал бы отклик у тысяч людей. И они бы все позвонили маме несчастной девушки. И той бы пришлось в резкой форме им отвечать. Как вы понимаете, это у многих бы надолго отбило желание вообще кому-нибудь помогать . Поэтому, если подобное объявление хотите разместить вы, соблюдайте простые, но важные правила:

1. В объявлении должно быть очень четко указано, кому конкретно и какая конкретно помощь нужна. Неправильный вариант: «Сестре сотрудницы мужа срочно нужны деньги на операцию. Телефон такой-то, номер счета такой-то. Очень нужно собрать 3 миллиона рублей». Правильный вариант «Иванова Инна Ивановна, такого-то года рождения, диагноз такой-то. Срочно нужна операция (консультация, иная помощь) в связи с........ (точный диагноз, подтвержденный прилагаемыми сканами официальных медицинских документов). К этому обязательно должна прилагаться как минимум одна фотография той, кому нужна помощь. И контакт близкого родственника, который знает всю конкретику и готов подробно излагать ее всем, кто откликнется. В принципе, чем больше деталей, тем лучше. Особенно важно растолковать, почему без этой помощи обойтись невозможно и почему нет других вариантов. К сожалению, мошенники уже наладили регулярную рассылку подобных «криков» со всей конкретикой, поэтому рассылать вы это начнете только своим друзьям, которые знают и вас, и того, кому нужна помощь.

2. Составлять объявление нужно так, чтобы оно не вызывало вообще никаких вопросов и любой человек понимал, кому и чему нужно помочь. Очень часто авторы объявлений считают, что важнее как можно громче и как можно быстрее оповестить миллионы людей о том, что стряслась беда. А детали этой беды желающие пусть сами узнают - это же они хотят помочь? Вот пусть и разбираются. Подход в корне неправильный. Особенно, если вы хотите разместить это в СМИ и отправляете журналистам малопонятную информацию в надежде, что они сами быстренько все раскопают. Поверьте: никто даже не станет копать. Если только это не драматическая история с трусами известной певицы, обнаруженными в автомобиле известного бизнесмена - вот тут желтая пресса устроит самое подробное расследование. Если же вы хотите, чтобы крик о помощи попал в СМИ, постарайтесь составить его так, чтобы для публикации журналистам пришлось проделать минимум работы. И чтобы даже для них стало ясно, что это необходимо срочно опубликовать.

3. Прежде чем отправлять свое объявление в сеть, отправьте его паре знакомых - пусть они подтвердят, что им все понятно и они готовы помочь. Тогда есть вероятность, что и от других людей вопросов не будет. Но будьте готовы ответить на любые вопросы, если они будут. Вы обязаны досконально знать ситуацию, в которую хотите погрузить других.

4. Может, это прозвучит и жестоко, но публикуйте объявления только о людях, которых вы знаете лично. И про ситуации, в которых вы лично разобрались, все поняли и точно решили, что нужна помощь. И убедились, что пострадавшая сторона готова принять эту помощь и общаться со всеми, кто может ее предоставить. По сети годами ходят фальшивки с просьбой помочь приюту или сдать кровь, позвонив по таким-то телефонам. При этом с людей просто снимут немалую сумму за звонок. Но находятся энтузиастки, которые годами пересылают заново эти мошеннические объявления, переписав их для большей убедительности от своего имени - ну чтобы уж точно помогли все друзья. Чтобы не попасться самим на эту удочку, иногда достаточно вбить номер телефона в гугле - и вы увидите тысячи сообщений о том, что это мошенники.

5. Не злоупотребляйте подобными объявлениями, даже если вы хотите помочь всем. Если вы каждый день будете публиковать просьбы приютить хомячка, встретить бабушку в аэропорту, собрать фломастеры для детдома, а потом сдать кровь для вашего попавшего в аварию друга, то желающих сдать кровь будет меньше. Человек ко всему привыкает и перестает реагировать, как в знаменитой притче про мальчика и волков.

И еще пара ссылок от фонда «Подари жизнь!»
У них на сайте есть раздел для пациентов, где приводятся требования к просьбам о помощи:
http://podari-zhizn.ru/main/node/7839
И анкета для пациентов:
http://podari-zhizn.ru/main/need-help
Спасибо, что дочитали.