Вкладыш в трудовую книжку – дополнительный элемент трудовой книжки, который прикрепляется к документу после исчерпания его страниц. Уникальность вкладыша заключается в наличии защиты, которая предотвращает возможность подделки листа злоумышленниками.

Для чего нужен вкладыш?

На протяжении бурной трудовой деятельности многие сотрудники сталкиваются с ситуацией, когда вносить изменения в раздел «Сведения о работе» становится некуда – все страницы полностью исписаны.

При этом законодательством строго запрещено :

• Переименовывать прочие разделы документа и продолжать в них вносить данные о работе сотрудника;
• Прикреплять чистые листы любого формата;
• Применять бланки пустого документа в качестве вкладыша.

Заполнение документа не означает, что работник должен оформлять новый документ. Для того чтобы избежать проблем с переоформлением, государство предусмотрело специальные вкладыши, которые подшиваются в трудовую книжку. Правила оформления вкладыша для трудовой книги устанавливаются приказом Минтруда от 10 октября 2003 года под номером 69.

Главное назначение подобного бланка – наглядно предоставить работодателю информацию о потенциальном сотруднике: его сфера деятельности, трудовой опыт и прочее. Книга содержит личные сведения сотрудника: паспортные данные, уровень образования и поводы для увольнений из организаций.

Строгие правила оформления и заполнения бланка – часть системы защиты, которая гарантирует подлинность документа.

Оформление вкладыша

Первое, что нужно знать работодателю – незакрепленный в трудовой книжке вкладыш считается не действительным. Строго запрещено скреплять документы скобами или использовать клей, из-за слабой надежности этих приспособлений.

При внесении ошибочных сведений во вкладыш, их исправление не допускается. По этой причине рекомендуется в первую очередь заполнить документ, а потом начать вшивание. Если лицо ошиблось при внесении данных, то необходимо предпринять следующие действия:

• Извлечение вкладыша с недостоверной информацией;
• Составление записи об утрате действия оставленного на документе штампа;
• Формирование акта о порче;
• Фиксирование изменений в ;
• Получение нового бланка.

После заполнения вкладыша необходимо оставить печать организации или подразделения. Печать выставляется рядом с подписью руководителя.

В шапке титульного листа выставляется штамп «Выдан вкладыш», где указана серия и нумерация оформленного документа.

Замечание. Каждый новый вкладыш должен сопровождаться выставлением соответствующего штампа. В случае пренебрежения этими правилами организации может быть выписан штраф за халатность.

В целом, заполнение вкладыша полностью аналогично заполнению трудовой книжки, однако следует учесть следующие факторы:

1. Бланк должен заполняться только тем работодателем (или его ответственными сотрудниками), во время работы на которого были израсходованы все листы трудовой книжки;
2. Помимо штампа, на титульном листе должна выставляться фактическая дата заполнения вкладыша , а не дата заведения трудовой книги;
3. В дополнительный лист вносятся только актуальные данные . Например, в ходе рабочей деятельности у сотрудника могли измениться паспортные данные, уровень образования и т.д.;
4. Правила не устанавливают лимиты на количество вкладышей, из-за чего один работник может дополнять свой основной документ неограниченное число раз.

Отсутствие печати с прошлой работы

Нередко случается так, что на прошлом месте деятельности, по халатности руководства, печать на титульном листе не была выставлена. Согласно пункту 2.2 Инструкции по оформлению и ведению документа, необходимо отправить сотрудника к предыдущему работодателю с просьбой о выставлении такой печати.

В случае если бывший работодатель настойчиво отказывается выставить печать при любых условиях, единственным решением конфликта станет судебное разбирательство.

Замечание. В большинстве случаев судебное дело выигрывает сотрудник, поэтому для выставления печати бывает достаточно пригрозить бывшему работодателю судом.

Сотрудник сменил фамилию

В этом случае сотрудник должен написать заявление на имя директора, в котором указана причина смены фамилии. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт изменений: паспорт, документ о разводе, справка о заключении брачного союза и т.д.

После принятия заявления принимается ряд шагов:

1. Директор ставит на заявлении резолюцию и передает его работнику;
2. Сотрудник посещает отдел кадров, где вносит запись о смене паспортных данных непосредственно в трудовой книге;
3. После внесения изменений, директор выпускает приказ, в котором представлена процедура смены фамилии;
4. Как только приказ вступает в силу, человек, ответственный за внесения изменений в документацию, может начать работу.

Измененные данные вновь отправляются работодателю для выставления необходимых печатей и подписей.

Запись о работе была сделана не в том разделе

Популярная ошибка – часть записи, принадлежащей к разделу «Сведения о работе» вписываются в другой раздел «Сведений о награждениях». Причина ошибка достаточно банальна – невнимательность сотрудника, заполнявшего документ.

В соответствии с пунктом правил №30, зачеркивания и прочие изменения ошибочных сведений в разделе о сведениях и вознаграждениях недопустимы. Все ошибки в записях необходимо исправлять через признание данных недействительными.

Как вшить вкладыш в трудовую книгу?

Законодательство не дает конкретных указаний о том, как правильно прикреплять вкладыш в основной документ. Существует лишь ряд ограничений, указанных выше. Наиболее часто бланк располагается в конце книги непосредственно перед обложкой.

Замечание. С точки зрения удобства, лучшим местом для вшивания документа станет середина. Однако в этом случае бланк будет разделять некоторые записи, что собьет целостность книжки и создаст множество проблем с нумерацией.

Для вшивания бланка можно использовать толстую иглу с плотными нитками. Для упрощения задачи рекомендуется развернуть вкладыш посередине, после чего начать прокалывать толстой иглой или шилом. Далее, по заготовленным отверстиям начать пришивать дополнительный бланк к твердой обложке.

В некоторых организациях имеется специальное оборудование для закрепления вкладышей – швейные машинки с широким шагом стежка. Эту информацию следует уточнить у руководства.

Основное требования к креплению – надежность и полное исключение возможности утраты документа. В противном случае уничтоженные данные не будут восстановлены.

Кто должен покупать книгу?

В соответствии с постановлением правительства от 16 апреля 2003 года № 225 (в редакции от 2008 года) работодатель обязан:

1. На постоянной основе иметь в организации необходимое количество вкладышей для трудовой книги;
2. При выдаче сотруднику бланка для основного документа, работодатель имеет право изъять с него плату за сопутствующие расходы. Денежные средства вычитают из заработной платы, о чем работник должен быть уведомлен, или переводом средств на счет фирмы.

Замечание. Из-за того что работник в любом случае несет расходы за покупку бланка, работодатель может попросить сотрудника самостоятельно приобрести дополнительный документ.

Стоимость бланка меняется в зависимости от региона и может составлять от 150 до 300 рублей. Вкладыши можно купить также и в интернет-магазинах, которые поставляют товар по более низким ценам.

Нумерация записей во вкладыше

Нумерация в дополнительном бланке должна вестись в соответствии со всеми записями, сделанными в трудовой книге за весь промежуток времени. Обязательно должен ставиться порядковый номер, следующий за тем, который указан в основном документе.

27-ой пункт Правил ведения трудовой книги разрешает исправления при внесении неточных или некорректных данных. Так, в случае указания неверного порядкового номера, необходимо заявить о недействительности пункта, после чего вписать новой строкой актуальные сведения.

Прочие нюансы при заполнении

Правилами заполнения бланков установлены следующие моменты, о которых должен помнить работодатель и сотрудник:

• Вкладыш не имеет юридической силы без главного документа;
• Все изменения в обязательном порядке вносятся в книгу и ее дополнительные бланки без замедления;
• Если запись, сделанная в книжке, оборвалась, то работодатель может, не прерывая, продолжить ее в бланке.

Что делать при потере вкладыша?

Потеря вкладыша – ситуация, которая не предусмотрена правилами, однако имеет место быть. В этом случае работник должен написать заявление на имя работодателя с объяснением причин и обстоятельств утраты.

После того как объяснительная была подписана, кадровый отдел должен издать приказ о выдаче нового вкладыша и продолжить его заполнение в штатном порядке. При этом старые данные не восстанавливаются.

Видео о вшивании вкладыша

Видео с инструкцией о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книгу с учетом всех особенностей и нюансов:

Вкладыш в трудовую книгу – дополнительный бланк, который прикрепляется к основному документу. Его главная задача – избавить работника от долгой процедуры переоформления трудовой книжки и упростить процесс заполнения документа для работодателя.

Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:

• размер (формат) 88х125 мм;
• обложка картонная;
• содержит 46 страниц;
• имеет элементы защиты.

Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой , а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.

Как используется и для чего нужен?

По завершении использования ТК в том случае, если последняя страница документа заполнена и на ней не осталось места для необходимой записи, ни в коем случае нельзя:

• Зачёркивать сведения о награждениях и поощрениях и вносить вместо них сведения о работе.
• Вкладывать или вклеивать чистые листы от бланков трудовых и вносить на них сведения.
• Заводить новую трудовую.

По окончании свободного места, необходимого для внесения записей о трудовой деятельности лица, нужно завести вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш станет единственным правомочным продолжением внесения записей в ТК, что продиктовано Правилами, утверждёнными на правительственном уровне 16.04.2003 года за № 225.

На вкладыше будут продолжать вноситься записи в том же порядке и по аналогии с тем, как это происходило при заполнении трудовой.

Соответственно вкладыш станет правовым основанием для оформления трудового стажа работника и его последующего учёта при начислении пенсии.

Где получать?

По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.

Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.

По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.

Приобретать вкладыш обязана организация (предприятие) или работодатель юридическое лицо.

Эти бланки, как и бланки книжек, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

Обычно организации заключают договор о поставке бланков на предприятие. Доверять эту процедуру работнику неправомерно , так как в зону его доступа не входит возможность контакта с обозначенными организациями, гарантирующими качество бланков. Он может приобрести бланк, качество которого сомнительно. А работодатель обязан сотрудничать с компаниями, имеющими лицензию на реализацию полиграфической продукции .

Организация имеет право по усмотрению руководителя:

• Передать бланк работнику безвозмездно (п.44, 48 Правил).
• Взимать деньги за выдачу бланка вкладыша (п.47 Правил).

При этом работодатель не имеет права завышать цену на бланки вкладышей в сравнении с ценой закупки . Если партия бланков вкладышей закупалась по соответствующей стоимости, а впоследствии цена возросла – это также не может стать причиной повышения цены на бланк.

Заявление на получение

Если работодатель взимает деньги, истраченные им на приобретение бланков вкладышей, то он может использовать два актуальных способа:

• получить наличными;
• вычесть из заработной платы.

Выбор способа компенсации стоимости бланка зависит от работодателя , он же может предоставить выбор удобного способа оплаты работнику. Но работодатель должен понимать, что работник, предпочитающий, чтобы средства вычли из зарплаты, должен подтвердить это письменно, в форме заявления.

Заявление пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или кадровику.

Всё зависит от порядка, установленного в организации. Если вопросом занимается уполномоченное лицо – заявление нужно будет написать ему. Однако составляется оно на имя руководителя организации или предприятия. Уполномоченное лицо или отдел примут его, удостоверят подписью руководителя предприятия и пустят в делопроизводство.

На основании подписанного руководителем и оформленного по всем правилам заявления можно произвести вычет средств . Без просьбы, выраженной в заявлении, никаких вычетов производить нельзя.

Правильно составить заявление можно в свободной форме, по аналогии с другими заявлениями.

В нём должны быть указаны в верхнем правом углу фамилия и инициалы руководителя, к которому обращается работник, а ниже – сведения о заявляющем.

• Заявить о том, что в трудовую книжку необходим вкладыш, с указанием причины.
• Попросить выдать и надлежаще оформить вкладыш в ТК.
• Просить вычесть стоимость бланка вкладыша из заработной платы за текущий месяц. Обязательно указать сумму, соответствующую стоимости бланка вкладыша. Эти сведения можно получить у ответственного лица или в бухгалтерии.
• Поставить дату и подпись

Выдача вкладыша

Вкладыш в ТК выдаётся не лично на руки сотруднику.

Его может получить лишь уполномоченное лицо , под роспись. Если уполномоченный за ведение ТК хранит бланки у себя в сейфе (шкафу), то ему остаётся лишь взять бланк вкладыша и начать заполнять его. Тем не менее, заполнение бланка является его выдачей. Соответственно, если предприятие взимает плату за бланки – работнику нужно расписаться в приходно-расходной книге бланков самому или написать заявление .

Запись о выдаче вкладыша в ТК осуществляется на внутренней стороне обложки трудовой . Здесь кадровик или ответственный ставит штамп и номер вкладыша. Этот номер проставлен по всему продолжению вкладыша, на всех листах типографским способом, то есть каждый экземпляр этого документа уникален. Запись о выдаче даёт ему юридическую силу полноценного документа.

Формулировка записи, посредством которой вкладыш удостоверяется на лицевой стороне трудовой, проста: «Выдан вкладыш (указать его идентификационный номер)». Никакой другой информации здесь давать не нужно.

Где регистрируются?

После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.

Эта приходно-расходная книга учёта бланков ведётся бухгалтерией, поэтому зачастую и бланки хранятся здесь же. В других случаях бухгалтера лишь получают партию бланков, сразу же передавая их кадровикам или уполномоченным. Если бланки хранятся в бухгалтерии, кадровик даёт заявку главному бухгалтеру, а впоследствии отчитывается за использование бланка.

Если бланк испорчен при заполнении титульного листа или внесения первичной записи во вкладыш, он списывается специальным актом и уничтожается. Исправлять испорченные таким образом бланки или продолжать их использовать недопустимо.

При приёме на работу сотрудника с вкладышем в трудовой, в Книге учёта движения ТК вкладыш регистрируется вместе с трудовой. Регистрация в Книге осуществляется по данным, которые составляют форму основного документа (ТК).

Правила и инструкции ведения и заполнения вкладыша в ТК

Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

• Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
• Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

Вкладыши заполняются в соответствии с перечисленными нормативными документами.

Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.

В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.

Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:

• о приёме или увольнении;
• о переименовании отдела или организации;
• об изменении формы собственности и т.п.

Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш. Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой. Тем не менее, такую связь можно допустить.

Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.

Перенос записи из ТК во вкладыш осуществляется непосредственно. Кадровик или ответственный должен визуально определить, чтобы для последней записи хватило места на странице.

Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.

Пошаговое оформление

Чистый бланк вкладыша заполняется по аналогии с записями в трудовой книжке.

Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.

После заполнения вкладыша, чтобы избежать помарки:

• Нужно проверить все внесённые сведения на титульный лист и в графы вкладыша.
• Поставить штамп или сделать запись о выдаче вкладыша.
• Внести уникальный идентификатор (номер) вкладыша.
• Подшить вкладыш к трудовой.

Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой. Крепление должно соответствовать инструкциям.

Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.

Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:

• От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
• Шилом проделываются отверстия.
• Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
• Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
• Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.

Действителен ли вкладыш без трудовой?

Сам по себе вкладыш не действителен, о чём констатируют положения Правил и Инструкций, а также другие правовые документы Трудового законодательства.

Без ТК по вкладышу недопустимо :

• принимать на работу;
• увольнять с работы;
• делать учётную запись;
• проводить другие процедуры.

Вкладыш должен быть подшит к трудовой книжке и зарегистрирован на её титульном листе. Только после этого документ считается действительным.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку работника

Полезное видео по теме

Заключение.

Вкладыш в трудовую книжку – выход из любой сложной ситуации , когда в книжке заканчиваются страницы для её ведения. Только вкладыш может стать адекватным способом решения проблемы. Но он не может иметь самостоятельный статус документа, его юридическая сила определена трудовой. Для этого его выдача регистрируется на титульном листе ТК.

Вкладыш в трудовую книжку - кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

Не знаете свои права?

За чей счет приобретается бланк?

Скачать форму трудовой книжки

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку ? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает...

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша , так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее. В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш. Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

• зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности}
• вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку}
• применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

• трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
• вкладыш разворачивается посредине}
• шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
• при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
• нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

По сути он является продолжением трудовой книжки, поэтому как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году можно использовать основные страницы. Бланк вкладыша имеет свои отдельные серию и номер и является документом строгой отчетности, но не может быть действительным без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.

Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения

Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя. Записи на листах вкладыша должны продолжать общую текущую нумерацию, а не начинаться с номера 1. С того момента как трудовая книжка дополняется вкладышем, записи можно делать только на его листах. Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна. Возможность получения новой или другой трудовой книжки взамен закончившейся законодательством не предусмотрена. Для продолжения ведения записей должен использоваться исключительно соответствующий нормам бланк вкладыша. Также не разрешается подшивать или приклеивать в трудовую книжку отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк-вкладыш, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его на слово «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша. Надо напомнить, что выжимка из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей содержится на двух последних листах трудовой книжки.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020. Титульный лист

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит трудовая книжка. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Трудовая книжка и, соответственно, вкладыш должны содержать информацию о месте учебы сотрудника либо указываться полученное образование. Поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность. Должность вписывается в графы листов «сведения о работе». Как обычно, на этих страницах вкладыша фиксируются порядковый номер записи (во вкладыше нумерация продолжается, а не начинается заново), дата, а также приказ (с номером и датой), отражающий прием сотрудника на работу.

Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки. Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений. Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2020 или любого другого года служит титульный лист основной ТК. Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись должна быть понятной, а информация с оттиска читаемой.

Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии

После подробного рассмотрения правил о том, как трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, стоит свести вышеперечисленное к списку, что нужно запомнить.

Не допускается:

1. Отрывать обложку вкладыша.
2. при первичном заполнении титульного листа вкладыша.
3. Вклеивать новый бланк трудовой книжки в закончившуюся старую книжку.
4. Актуальная трудовая книжка не может быть дополнена отдельными чистыми листами.
5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно должна быть вместе с вкладышем. Без нее сам по себе вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе можно будет узнавать о работе и трудовых навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладыша не начинается заново, а продолжает уже начатую в основной трудовой книжке, которую следует принять за образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2020 года. Разрешено делать переносы для записей со страниц основной трудовой книжки на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается. Документ непременно надо зарегистрировать в , указав его .